Contracten Monitor - Growtivity
Growtivity
1646
page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,page,page-id-1646,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-theme-ver-10.1.2,wpb-js-composer js-comp-ver-5.1,vc_responsive

Directe resultaten

Overzicht

Totaaloverzicht van alle relaties (organisaties en contactpersonen), de contacten met relaties, lopende contractonderhandelingen, voortgang van het opstellen van de contracten, actieve contracten en de uitnutting van contracten.

Structuur

Beheersbare, bestuurbare en efficiëntere organisatie door structurering van relaties en contactpersonen, contracten en contactmomenten in één systeem onder te brengen.

Werkstromen

Cloud-applicatie waarin processen worden ondersteund, inzage in de voortgang van het proces geeft, juiste taken op het juiste moment plant, geautomatiseerde informatievoorziening naar medewerkers verzorgt en voorziet in KPI rapportage.

Voor wie

  • Contractafdelingen van (zorg)instellingen.
  • Juridische afdelingen van (zorg)instellingen.
  • Account Managers van (zorg) instellingen.

Over Contracten Monitor

Contracten Monitor ondersteunt contractafdelingen waar met een hoeveelheid aan interne partijen (o.a. accountmanagers, juristen en administratie) en externe partijen (o.a gemeenten, zorgverzekeraars en hulpinstanties) contact is over het opstellen van de diverse zorgcontracten.

Discover: Wat doet Contracten Monitor

De wens van organisaties is dat er blijvend inzicht ontstaat in de stroom van actieve en af te sluiten (zorg)contracten en de contacten met de diverse partijen.
Dit inzicht leidt tot een beheersbare, bestuurbare en efficiëntere organisatie en structuur rondom het opstellen van (zorg) contracten door het proces zoveel mogelijk in één systeem onder te brengen.

 

De Contracten Monitor beslaat een tweetal gebieden:

 

  • Relatie Management
    Inzicht in het totaal aan partijen en contactpersonen, de onderlinge relaties, de gemaakte afspraken, de afgesloten contracten en de diverse contactmomenten tussen de interne en externe partijen.

  • Contract Management
    Grip krijgen op het complexe proces rondom het opstellen van offertes en contracten, alsmede het bewaken van van lopende contracten op basis van geregistreerde kenmerken (o.a. type contract en einddata). Voor het beheren van de lopende contracten is het van belang dat de overeengekomen volumes en tarieven goed worden vertaald naar de backoffice processen, zodat een correct overzicht ontstaat op de declarabele en geregistreerde zorguren. De Contracten Monitor maakt het mogelijk om niet alleen de communicatie te borgen naar de financierder (verzekeraar en/of gemeente), maar ook naar de interne processen – Zijn stakeholders geïnformeerd en akkoord? Zijn de tarieven goed in de backoffice ingeregeld?

Design: Welke oplossingen biedt Contracten Monitor?

Een in de cloud (Salesforce.com) beschikbare applicatie waarin

  • alle relaties en haar contactpersonen worden geregistreerd, inclusief de contactgegevens. Zowel via de website als via de mobile app heeft hebben de accountmanagers op ieder moment de meest recente gegevens bij de hand.
  • de diverse interacties tussen de (zorg)organisatie en haar relaties geregistreerd kunnen worden, zodat voor iedere interne medewerker inzichtelijk is welke collega met welke partij contact heeft gehad en wat besproken is.

  • via werkstromen het contract management proces wordt ondersteund, zodat inzage in de status van offertes en contracten ontstaat en automatisch de minimaal vereiste acties uit worden gezet om tijdig de benodigde werkzaamheden uit te voeren.
  • KPI rapportage beschikbaar is, zodat inzichtelijk is wat de kwaliteit van de geregistreerde data is en de voortgang is van de offertes en contracten.

Relatie Management
Door de accountmanagers worden via de portal alle relaties en hun contactgegevens ingevoerd. Afhankelijk van het type relatie (bijv. zorgverzekeraar of gemeente) bepaalt de applicatie welke kenmerken voor dit type relatie ingevuld moeten worden.

Wanneer de medewerkers contact hebben (gehad) met een van hun relaties wordt er een gespreksverslag bij de relatie geregistreerd, welke inzichtelijk is voor alle medewerkers.
Indien van toepassing worden tevens diverse taken bij de relatie opgenomen en aan een interne medewerker toegewezen. De interne medewerker ontvangt een notificatie dat er een taak aan hem/haar is toegewezen en krijgt op het opgegeven tijdstip een herinnering van de uit te voeren taak.

Contract Management
Via de portal worden de aanvragen voor offertes ingediend door de accountmanagers. Aan de hand van de gekoppelde relatie wordt in “Contracten Monitor” automatisch de offerte toegewezen aan de bijbehorende procesmanager. De workflow zorgt er vervolgens voor dat de juiste stappen in het proces worden uitgevoerd, dat de taken (op het juiste moment) geautomatiseerd worden uitgezet bij de diverse interne partijen en dat de juiste gegevens worden ingevuld.
Wanneer de stappen uit het offerteproces succesvol zijn doorlopen, maakt de applicatie de aanvraag voor het contract aan en ondersteunt de applicatie in de afhandeling van het contract.

Daarna ontstaat er een proces waarbij afspraken, notities en to-do’s gekoppeld worden aan de aanvraag en ontstaat er een uniek dossier. “Contracten Monitor” voorziet in het automatisch aanmaken en kenbaar maken van acties en bewaakt de voortgang. Middels reminders via bestaande middelen, zoals Microsoft Exchange en de eigen “Contracten Monitor” chatfunctie wordt de accountmanager constant op de hoogte gehouden van zijn of haar aanvraag.

Deliver: Efficiëntie omhoog, klantkosten omlaag

Een in de cloud (Salesforce.com) beschikbare applicatie waarin via werkstromen processen worden ondersteund, inzage in de workload ontstaat, geautomatiseerde informatievoorziening naar klanten verzorgd wordt en KPI rapportage is verzorgd.

Door de inzet van Contracten Monitor is

  • de efficiency met minimaal 35% toegenomen.
  • Het aantal telefoontjes voor een update naar bijna nul gereduceerd.
  • De klanttevredenheid aanzienlijk toegenomen.
Meer weten over Contract Monitor en wat zij kan doen voor uw organisatie?